Чек-лист площадки для конференции: 20 вещей, которые проверяют до договора
Конференция ломается не на докладах, а на мелочах: не видно экран с задних рядов, не хватает розеток, кофе-брейк гремит за стеной во время пленара. Вот что проверить на площадке до того, как поставить подпись.
Зал
- Вместимость театром реальная, а не по паспорту. Попросите поставить ряды и посчитайте проходы. 300 «по паспорту» часто превращаются в 220 с проходами и столом регистрации.
- Колонны. Есть ли места, откуда не видно сцену. В Мультихолле их нет, но это редкость.
- Высота потолка. Ниже 4 метров экран висит низко и первые ряды его закрывают. 6 метров — хорошо.
- Экран. Размер и высота подвеса. Правило: ширина экрана не меньше 1/6 расстояния до последнего ряда. Для зала в 24 метра — 4 метра минимум, 5 — комфортно.
- Проектор. Яркость от 5 000 люмен при выключенном свете, от 10 000 — при включённом. 15 000 — можно не гасить свет вообще.
Звук
- Радиомикрофонов минимум два: спикеру и для вопросов из зала.
- Есть ли звукооператор площадки и сколько стоит смена.
- Как звучит зал пустым и полным — попросите включить фонограмму.
Второе помещение
- Секции, кофе-брейк, комната спикеров — где? Малый зал в 50–70 м² рядом с большим решает половину проблем.
- Куда деваются 200 человек на перерыве, чтобы не выходить на улицу зимой.
Электрика и связь
- Розетки у стола регистрации и у сцены.
- Мощность на оборудование, если привозите своё.
- Wi-Fi: есть, выдерживает 200 подключений, отдельная сеть для трансляции.
Логистика
- Парковка: сколько мест и бесплатная ли.
- Как добираются иногородние: от аэропорта, от вокзала.
- Раздевалка на всех участников — зимой критично.
- Погрузка оборудования: ширина дверей, пандус, лифт.
Деньги и документы
- Договор и безнал для юрлиц, закрывающие документы.
- Что входит в цену: столы, стулья, экран, уборка.
- Условия переноса и отмены.
Распечатайте, обойдите площадку, поставьте галочки. То, где галочки нет, — вопросы в договор.